今日からできる！仕事を効率化させる8つの方法

人生において非常に大きな割合を占める「仕事」の時間。
もっと効率良くできれば、残業時間を減らして家族との時間をつくったり、プライベートで好きなことができるのにな…と思ったことはありませんか？
また、仕事の効率が上がれば、上司からの評価も上がって、キャリアの幅が広がる！なんてことも考えられます。

今回は、「仕事の効率を上げたい」という方のために、効率アップの方法をご紹介します。

みんなどんなことで困っている？

そもそも、みなさんどんなことで困っているのでしょうか？
仕事の効率で悩んでいる人たちの声をみていきましょう。

『いつも仕事が終わるのが遅い。残業時間を減らしたい』
『テキパキ仕事をこなして、家族や友人と過ごす時間を増やしたい』
『なかなか減らない事務仕事。サッと片付けて気持ち良く帰りたい』

いかがでしょうか？
みなさんにも思い当たる節はありましたか？

もし、ドキッとした方は今日から仕事の効率を上げるチャンスです！

仕事を効率化させる方法5選

仕事の効率をアップさせるために、意識したい方法5つをご紹介します。
どれも意識や行動を少し変えるだけでできる、カンタンな方法です！

1､タスクを「実行する日」で管理する

タスクは「締め切り日」で管理するのではなく、「実行する日」で管理するのがおすすめです。

締め切りが1カ月先など少し余裕のあるタスクが入ったとき、その仕事はついつい後回しにしていませんか？
締め切り日を基準にスケジュールを管理した結果、先延ばしにしていたタスクが迫ってきて「大変！まだ何もやっていなかった！」と焦ったことがある方はたくさんいると思います。

これは、重要度と緊急度を整理した仕事の管理ができていないということです。
「重要ではないがすぐに終わるタスク」ばかりを先にしてしまい、「重要だが緊急度は高くないタスク」がおざなりになっているケースです。

「重要だが緊急度は高くないタスク」というのは、しっかり時間をかけ、余裕をもって進めたほうがいい仕事です。
そのため、「この日にやる！」と目標を立てて、実行する日をスケジュールに組み込んでおきましょう。
余裕を持った計画は、精神的な安定にもつながります。

2､朝は重要なタスクから片付ける

その日の重要なタスクは、脳が最も効率良く働いている朝のうちに取り掛かりましょう。
前日の記憶がリセットされた朝は、脳にスペースができており、新しいことを学んだり、情報を整理したりしやすい時間帯です。
体の充電もできている状態なので、より仕事がはかどるはずです。

理想は、前日の仕事終わりに、翌日やるべきタスクを優先順位づけてリストアップしておくことです。
そうすることで、よりスムーズに1日のスタートがきれます。

3､メールは決まった時間にチェックする

メールはその都度対応するのではなく、1時間毎など決まった時間にチェック、対応するようにしましょう。

せっかく集中力を高めてタスクを実行しているにもかかわらず、メールを受信するたびに確認していては効率が大幅に下がってしまいます。
メールは緊急を要しないものもあるはずです。
それらに振り回されていては、肝心のタスクを素早く片付けることはできません。

「この仕事が終わったら、まとめてメールを確認する」「メールは1時間おきに対応する」など、それぞれのタイミングで調整しましょう。

4､適度に手を抜く

100%の全力投球が必要ない仕事は、適度に手を抜きましょう。

手を抜くというと、抵抗を感じる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、みなさんの時間にはリミットがあります。
1日のうち仕事に費やせる時間は決まっており、そのなかで成果を発揮するためには、業務にかけるバランスを見極めることも大切です。

例えば、自分が苦手な分野の仕事は得意な人にお願いしたり、自分がやらなくても良いことは思い切ってやらないと決めたり、適度に手を抜くためには判断力が必要です。

5､夕方は単純作業を行う

1日の疲れが溜まり、集中力も途切れがちな夕方には単純作業を行うようにしましょう。
この時間帯に重要なタスクを残していると、なかなか作業が進まず焦ることになってしまいます。

夕方の時間帯は、あまり頭を使わなくても良い作業を行うのがおすすめです。
溜まっている書類の整理や、データ入力など、一日の終わりに仕事をスッキリ整理することで、翌日の初動もスムーズにいくでしょう。

パソコンでできる仕事の効率化3選

パソコンの操作を工夫するだけで仕事の効率化を図れる可能性もあります。
ここでは高いノウハウは必要なく、今すぐ実践していただける裏ワザをご紹介します。

1､よく使うフレーズは辞書登録する

「お疲れ様です。〇〇です。」
「いつもお世話になっております。」
「よろしくお願いいたします。」

ビジネスメールでよく使うフレーズは、その都度タイプするのではなく、辞書登録しておきましょう。
あらかじめ登録しておけば、最初の数文字を入力しただけで決まったフレーズが表示されます。

登録の仕方はこちらです。

▼右クリックでIMEオプションを表示します。

▼単語の登録をクリックします。

▼「単語」の欄によく使うフレーズ、「よみ」の欄に実際に入力する文字を入れます。

上記のように、よく使うフレーズ分だけ単語登録しておきます。
私の場合は以下のような言葉を登録してあります。

「いつもお世話になっております。」（よみ：いつ）
「よろしくお願いいたします。」（よみ：よろ）
「ご検討よろしくお願いいたします。」（よみ：ごけ）

また、単語だけでなく以下のような記号登録もおすすめです。
「→」（よみ：r）
「←」（よみ：l）
「↑」（よみ：u）
「↓」（よみ：d）

上記のような矢印マークを表示させる場合、「やじるし」と入力している方もいるかもしれません。
しかし、右（right）のr、左（left）のl…というように登録しておけばすぐに表示させたい矢印マークを入力できます。

他にも、覚えるのが大変な住所を登録したり、西暦や和暦などの年号を登録したり、辞書登録機能をつかって効率アップが可能です！

1､よく使うアプリは「タスクバー」に置いておく

仕事で良く使うアプリは、タスクバーにピン留めしましょう。
タスクバーとはデスクトップの最下部に表示されているこの部分です。

▼タスクバー

ここによく使うアプリを入れておくことで、わざわざ探す手間が省けます。
ピン留めの方法は、任意のアプリにカーソルを合わせ⇒右クリック⇒「タスクバーにピン留めする」を選択するだけです。

3､ショートカットキーを使う

キーボードのショートカットキーを使って、業務効率をアップさせましょう。
ここでは仕事での利用頻度が高いものをメインにご紹介いたします。

Ctrl + A：表示されている文字やファイル・フォルダーをすべて選択
Ctrl + C：範囲指定した文字やデータをコピー
Ctrl + X：範囲指定した文字やデータを切り取る
Ctrl + V：コピーや切り取ったデータを貼り付ける
Ctrl + P：印刷する
Ctrl + Z：ひとつ前の動作に戻る
Ctrl + F：文字検索ウィンドウを開く
Shift + Delete：ゴミ箱に入れずに完全削除
Shift + Esc：入力した文字を元に戻す

他にもショートカットキーはたくさんあるので、みなさんの業務内容に応じて覚えておくと良いでしょう。

さらに業務効率をアップさせる方法

本日ご紹介した、仕事の効率を上げるための方法は、今すぐ実践できる初級編です。
例えば、パソコン作業の場合、関数やマクロが使えるようになると、今まで1時間かかっていたような業務をたった2秒で終わらせることができます。

もし事務や経理などで日常的にパソコンを良く使っている場合、もっと仕事の効率が上がれば良いのになと思うことはないでしょうか？

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例えば、Excel関連だけでも以下のようなプログラムがあります。

また、講座はいずれも前日18時まで予約可能です。

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まとめ

本日ご紹介したちょっとした工夫をするだけで、仕事の効率をアップさせることができます。
効率がアップすれば、時間に余裕ができます。
その空いた時間でさらなるスキルアップを目指して勉強したり、本を読んだり、と充実した時間を過ごすことができるでしょう！

今日のあなたより、成長している明日のあなたの姿を見てみませんか？